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La conservazione sostitutiva: funzionamento e normativa italiana

La conservazione sostitutiva funzionamento e normativa italiana

Cos’è la conservazione sostitutiva?

Con questa locuzione si intende una particolare modalità di conservazione sostitutiva documentale che permette di dare validità legale ad un atto o scritto, come se fosse in forma di cartaceo: si può parlare di fatture, documenti di trasporto, scontrini etc. etc.

Per queste categorie, potrebbe essere una buona idea dematerializzare i processi documentali, imbastendo una strategia di passaggio e transizione dalla carta al digitale, eliminando i polverosi archivi e le interminabili ricerche di scartoffie introvabili, apportando un grande giovamento sia alla salute e alla tranquillità dei lavoratori impiegati, sia alla loro produttività. Molte imprese stanno sempre di più rivolgendosi alla conservazione sostitutiva e tolto un periodo di fastidiosa transizione, sul lungo periodo i vantaggi sono evidenti sia dal punto di vista economico che produttivo.

La dematerializzaione dei documenti

Per portare avanti una strategia che preveda la digitalizzazione dei processi di raccolta, emissione e conservazione dei documenti, ci si riferisce innanzitutto alla c.d. dematerializzazione, parola molto spesso confusa con digitalizzazione, ma con significato diverso.

Dematerializzare un documento significa trasformare un supporto cartaceo in uno digitale, facendogli comunque mantenere il suo valore legale, ossia operare una conservazione sostitutiva. In via del tutto generale, per operare in questo senso si passa allo scanner tutta la mole di documenti che si possiedono, creando un catalogo degli stessi suddiviso per tipologia, anno e protocollo.

Per attuare una conservazione documentale del genere è necessario creare o acquistare un software apposito che sarà poi dedicato alla gestione, archiviazione e raccolta dei documenti che saranno di volta in volta creati: con una manovra del genere, l’impresa sarà in grado risparmiare una buona fetta di tempo degli impiegati, con una media stimata del 7% dei guadagni in più.

I vantaggi, comunque, consistono anche nella possibilità di liberarsi da molta carta, rendere più veloce, sicura e semplice la ricerca dei documenti, potendoli inoltre riprodurre senza limiti nel corso del tempo.

Inoltre, permette anche alle imprese che lavorano in maniera delocalizzata – per esempio in due regioni diverse – di poter scambiare informazioni o atti importanti senza fatica e con un semplice click. Per questo motivo, dematerializzare i processi documentali è un guadagno a 360° che nell’epoca moderna non può più essere dimenticato o posticipato.

La digitalizzazione dei documenti in Italia

Il triste record del nostro Paese riguardo alla conservazione documentale cartacea pare essere arrivato ormai alla fine; già dal 2013, lo Stato ha cominciato ad investire molto nella digitalizzazione dei processi, soprattutto nei Tribunali.

Nel 2020, poi, con l’avvento Covid19 è arrivata la svolta con il Decreto semplificazione DL 76\2020. La Legge disciplina soprattutto i modi e i tempi per la conservazione elettronica delle pubbliche amministrazioni, particolarmente funestate dal fenomeno.

Per i privati, in questo modo, approcciarsi con la PA sarà più facile, oltre che obbligatorio in taluni casi. Per esempio, fra le novità per le imprese fornite di domicilio digitale, sarà possibile comunicare più facilmente con l’Amministrazione grazie alla comunicazione digitale, garantendo una maggiore digitalizzazione dei processi.

In linea generale, per dare valore probatorio e agli altri fini di legge, l’archiviazione digitale dei documenti dematerializzati deve avvenire apponendo su questi una apposita firma digitale, che deve essere autorizzata dallo Stato Italiano.

In questo modo, oltre a rendere digitale il documento è possibile persino eliminare il cartaceo, senza alcun problema. Per questo motivo, è molto interessante pensare di investire anche in soluzioni software che permettano la conservazione documentale digitale anche in cloud.

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