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Eventi digitali e fiere virtuali: comunicazione di impresa senza pubblico presente

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Momenti di aggregazione virtuale per la comunicazione di impresa e la presentazione aziendale

A causa del coronavirus e dell’emergenza sanitaria che stiamo vivendo, non sarà possibile organizzare eventi che richiedano la presenza di pubblico fino al 2021 inoltrato. Per le imprese, ciò significa mettere in stand-by momenti di promozione come open house, fiere, congressi e convention e rivedere di conseguenza le proprie strategie destinate alle presentazioni aziendali.

Questa situazione di difficoltà sta portando molte persone a interfacciarsi con i mezzi di comunicazione virtuali nutrendo la speranza di sostituire l’evento reale tramite sistemi che prevedano il live streaming.

Bisogna dire subito che gli incontri reali non possono essere sostituiti in toto da eventi virtuali, anche perché si tratta di due modalità molto differenti tra loro. Con ciò, non stiamo affermando che l’utilizzo del web sia svantaggioso; infatti, utilizzando i giusti accorgimenti, sarà possibile ottenere un ottimo risultato ottenendo anche un risparmio a livello economico.

Come può un’azienda sfruttare al meglio le riprese video? Le aziende realizzavano già video aziendali oppure tutorial tecnici, che in questa situazione possono essere meglio sfruttati e diffusi per ottenere tutti i vantaggi che queste tipologie di video portano con sé. Cerchiamo di capire come fare per ottenere i massimi risultati dai video che un’azienda può realizzare.

 

Vantaggi dei virtual meetings

Abbiamo visto che tutti gli eventi in presenza di pubblico sono annullati fino al 2021 inoltrato, quindi anche le fiere non si svolgeranno in modo canonico. Gli espositori devono pensare a un modo efficace per reinventarsi.

Ecco alcuni consigli:

  • Diffondere costantemente i propri video aziendali sui social ufficiali dell’azienda;
  • Pensare all’organizzazione di seminari interattivi (Webinar) per fare in modo di mantenere un contatto stabile e continuativo con i clienti. I webinar sono ottimi sostitutivi degli incontri reali;
  • Dare inizio alla realizzazione di tutorial o istruzioni tecniche. Questi video, oltre a mantenere rapporti con i clienti già fidelizzati, offrono l’opportunità di trovarne di nuovi;
  • Pensare a come poter sostituire la visita dello stand: anche in questo caso, realizzare dei video tecnici che mostrino in maniera specifica il funzionamento di un macchinario può essere una scelta opportuna.

L’azienda è il soggetto centrale

Le fiere possono sicuramente essere un bel momento di aggregazione che coinvolge diverse aziende, però sono ambienti fortemente competitivi; cerchiamo di capire perché potrebbe essere un vantaggio realizzare dei video o una diretta streaming per un evento digitale che possano sostituire la fiera.

Quando un’azienda partecipa a una fiera deve mettere in conto una grossa uscita a livello economico, non solo per partecipare alla fiera stessa, ma anche per provvedere al pagamento di tutte le spese che le orbitano intorno (montaggio stand, gadget, intrattenimento per clienti, partecipazione ai congressi etc.).

Il problema può essere risolto tramite un incontro virtuale, che non solo elimina gran parte delle spese sopracitate, ma offre anche la grande opportunità di poter selezionare il pubblico a cui rivolgersi e da coinvolgere nell’incontro che si realizzerà.

Che il meeting virtuale sia organizzata da una sola azienda oppure da più aziende, offre un enorme vantaggio: realizzare contenuti specifici indirizzati a un pubblico specifico e ben selezionato realmente attento agli argomenti trattati. Il denaro risparmiato potrà, quindi, essere investito per realizzare dei video tecnici e mirati all’occasione specifica che coinvolge quel pubblico specifico.

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Sfruttare al meglio YouTube

Tra le tante opportunità che YouTube offre ce ne sono alcune che possono essere molto utili per le aziende. Prima di tutto, è possibile realizzare il live streaming sul canale YouTube aziendale , ma anche creare Premiere (video preregistrati) gestibili come fossero dei video trasmessi in diretta, senza che sia necessario allestire un evento live vero e proprio.

In questo periodo, molte persone lavorano a casa attraverso lo smart working; perciò, bisogna chiedersi se è necessario programmare una diretta che impegna molte persone contemporaneamente.

Le dirette sono molto utili specialmente quando più persone devono interagire simultaneamente tra loro (incontro interattivo) e quando si tratta di dare annunci importanti, come proporre novità oppure offerte. Per quanto riguarda l’interazione diretta tra i partecipanti allo streaming, i programmi di diretta offrono strumenti come chat, commenti e forum che non cessano la loro attività con la fine del live, ma rimangono accessibili on demand anche successivamente.

Quando decidete di fissare una diretta, è meglio avvisare i partecipanti con largo anticipo, magari organizzandosi attraverso le mailing list.

Invece, per la promozione di macchinari e prodotti oppure per gli eventi di presentazione dei diversi articoli si consiglia l’utilizzo di video on demand, quindi registrato in precedenza e successivamente caricato. Il video in questione rimarrà a disposizione del pubblico presente sul canale YouTube aziendale e potrà essere visto in ogni momento da chiunque volesse. È un’ottima soluzione anche ai fini della realizzazione di video spiegazioni aventi come soggetto dei concetti trasmessi da relatori professionisti; in questo modo non solo gli argomenti vengono isolati, ma si dà maggiore risalto al tema affrontato.

YouTube oltre le dirette e le premiere: le playlist

Anche l’organizzazione dei video all’interno del proprio canale è molto importante, per questo è consigliato l’utilizzo di playlist. Non solo gli utenti, tramite le playlist, possono rivedere i contenuti pubblicati, ma è anche un ottimo modo per catalogare i video realizzati a secondo la loro tematica.

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Video su dispositivo mobile

Ormai i dispositivi mobili hanno quasi totalmente preso il posto dei pc, perciò si consiglia di adattare il formato del video che si andrà a realizzare anche per gli schermi dei tablet e degli smartphone.

I tutorial, oppure i video tecnici, sono video che devono essere guardati in qualunque momento, spesso anche direttamente sul posto di lavoro; per questo renderli accessibili dai dispositivi mobili è un grande vantaggio sia per i clienti sia per l’azienda che realizza il video.

Un’altra caratteristica di questi video deve essere la breve durata: un video che dura troppo non è godibile dall’utente perché l’attenzione viene mantenuta per un lasso di tempo contenuto.

Vivacizzare e movimentare il video anche tramite grafiche pensate apposta per rendere più semplici i concetti può essere una scelta vincente. Quindi, un video breve è sicuramente la scelta migliore nel caso in cui si debbano realizzare video istruzioni o tutorial destinati a un pubblico selezionato.

Giuseppe Galliano Studio
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